Kaman Organize Sanayi Bölgesi

Bu prosedürün amacı, Kaman OSB Müdürlüğünün ihtiyaçları ve talepleri doğrultusunda her türlü malzeme ve hizmetin satın alma süreçlerine ait yöntemlerin tanımlanmasıdır.

2. KAPSAM

Bu prosedür; Kaman OSB yönetim kurulu tarafından gerçekleştirilecek mal ve hizmet alımları ile yapım, bakım ve onarım işlerinin doğrudan temin veya ihale usulleri ile yürütülmesine ilişkin süreçleri, görev, yetki ve sorumlulukları kapsar.

3. TANIMLAR

· Satın Alma: Ürün ve hizmet alım işlerinin tedarikçiler ve hizmet verenler arasından istenen kalite ve fiyat seçenekleri ile sağlanması,

· Mal: Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları,

· Hizmet: Bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, meslekî eğitim, fotoğraf, film, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri

· Hizmet Alımı: Ürün alımları ve yapım işleri dışındaki her türlü periyodik bakım anlaşmaları, tamirat ve tadilat işleri, dışarıdan alınan her türlü hizmet satın alımları,

· Yapım İşi: Alt yapı, boru iletim hattı, haberleşme ve enerji nakil hattı, enerji santrali, sulama tesisi, toprak ıslahı, taşkın koruma ve dekupaj gibi her türlü inşaat işleri ve bu işlerle ilgili tesisat, imalat, ihzarat, nakliye, tamamlama, büyük onarım, restorasyon, çevre düzenlemesi, sondaj, yıkma, güçlendirme ve montaj işleri ile benzeri yapım işleri,

· İhale: Organize Sanayi Bölgesi Müteşebbis Heyet / Yönetim Kurulu tarafından belirlenmiş olan, bu prosedürde yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işleri iş ve işlemlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri,

· Teklif: Yapılacak ihalelerde isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgiler ile yapılacak satın alımlarda tedarikçilerin Kurum’a sunduğu detaylı hizmet ve ücret bilgileri,

· Doğrudan Temin: Bu prosedürde belirtilen hallerde ihtiyaçların, idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usulü,

· Açık İhale Usulü: Bütün isteklilerin teklif verebildiği usulü,

· Pazarlık Usulü: Bu prosedürde belirtilen hallerde kullanılabilen, ihale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve idarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usulü,

· Tedarikçi: Ürün ve hizmet sağlayan gerçek/tüzel kişileri,

· İstekli: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet sunucusu veya yapım müteahhidini,

· Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,

· Şartname: Satın alınacak veya satışı yapılacak her türlü malzeme, hizmet veya işin teknik esas, usul ve şartların belirleyen dokümanı,

· Sözleşme: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde idare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı ifade eder.

4. DAYANAKLAR

· 4562 Sayılı Organize Sanayi Bölgeleri Kanunu

· Organize Sanayi Bölgeleri Uygulama Yönetmeliği

· ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi

· Mevzuat, diğer yasal şartlar ve düzenlemeler ilgili Bakanlıkların, kurum ve kuruluşların web sitelerinden, Mevzuat Bilgi Sistemi ve Resmî Gazete ’den takip edilir.

5. GENEL İLKELER VE SORUMLUKLAR

5.1.Genel İlkeler

· Satın alma işlemleri ilgili yerel / ulusal / uluslararası mevzuata ve düzenlemelere, idari ve teknik şartnamelere / dokümanlara uygun olarak iş bu prosedür hükümlerine göre yürütülür.

· Satın alma ve ihale süreçlerinde; saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenirlik, gizlilik, kamu yararı, kaynakların verimli kullanılması ve ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması esastır.

· Tüm mal ve hizmet alımları ile yapım, bakım ve onarım işleri, ihtiyaçların tespiti sonrasında Yönetim Kurulu kararı alınmak suretiyle gerçekleştirilir. Yönetim Kurulu kararı bulunmayan hiçbir satın alma süreci başlatılamaz, teklif alınamaz ve sözleşmeye bağlanamaz.

· Bölge Müdürüne Müteşebbis Heyeti ve Yönetim Kurulu tarafından verilen yetkiler devam eder.

· Yaklaşık maliyet, ihale süreci tamamlanıncaya kadar gizli tutulur ve yetkisiz kişilerle paylaşılmaz.

5.2.Satın Alma Usul ve İşleyişi

· OSB bünyesinde ihtiyaç duyulan mal ve hizmet alımları ile yapım, bakım ve onarım işleri, ilgili ihtiyaçların OSB Müdürlüğü tarafından tespit edilmesi üzerine Yönetim Kurulu kararı alınmak suretiyle gerçekleştirilir. Yönetim Kurulu kararı bulunmayan hiçbir satın alma işlemi başlatılamaz.

· İhtiyaçlar, gerekçeleri ile birlikte OSB Müdürlüğü tarafından Yönetim Kurulu’nun onayına sunulur.

· Yönetim Kurulu tarafından uygun görülen alımlara ilişkin olarak, piyasa araştırması OSB Müdürlüğü tarafından yapılır ve mümkün olması halinde birden fazla tedarikçiden fiyat teklifi alınır.

· Alınan teklifler; fiyat, kalite, teknik uygunluk ve teslim süresi gibi kriterler dikkate alınarak değerlendirilir ve uygun görülen tedarikçiden temin sağlanır. Bu husus Yönetim Kurulu kararına veya karar eklerine bağlanır.

· OSB Müdürlüğü bünyesinde yeterli teknik personel bulunmadığından ihtiyaç duyulması halinde, ilgili kamu kurum ve kuruluşlarından teknik personel talep edilerek muayene ve kabul işlemleri gerçekleştirilir.

· Teslim alınan mal veya hizmetin uygun bulunmaması halinde iade veya düzeltme süreci başlatılır.

· Satın alma sürecine ilişkin tüm belgeler (fiyat teklifleri, faturalar, varsa sözleşmeler ve diğer ilgili evraklar) OSB Müdürlüğü tarafından muhafaza edilir ve kayıt altına alınır.

· Tedarikçilere yapılacak ödemeler, Yönetim Kurulu kararı ve ilgili evrakların tamamlanmasını müteakip, belirlenen süreler içerisinde OSB tarafından gerçekleştirilir.

· Satın alma sürecinin yürütülmesi, koordinasyonu ve takibi OSB Müdürlüğü’nün sorumluluğundadır.

6. UYGULAMALAR

6.1.Harcama Yetkisi

· Harcama yetkisi, ürün ve hizmet taleplerinin karşılanabilmesi için Müteşebbis Heyet / Yönetim Kurulu tarafından belirlenen harcama limitidir. Bu limitler talep ve ihtiyaçlar doğrultusunda Yönetim Kurulu tarafından belirlenen oranlarda artırılabilir veya azaltılabilir.

· Harcama yetkisi Müteşebbis Heyeti/Yönetim Kurulu tarafından alına karar gereği Yönetim Kurulu Başkanı ve Bölge Müdürüne aittir.

· Bölge Müdürünün harcama yetkisi dışında kalan (harcama limitini aşan) alımlar için harcama yetkisi Yönetim Kurulu Başkanı ve temsil ilzam yetkililerindedir.

· OSB Uygulama Yönetmeliğinde bahsi geçen devredilemeyecek görevler dışında kalan konularda Müteşebbis Heyet tarafından onaylanan ilgili yılın tahmini bütçesi kapsamında mal ve hizmet alım -satım , kiralamalar, genel yönetim , hizmet -üretim , ihaleler , devam eden ve yeni yatırımlar ile bunların finansmanının sağlanması , nakdi ve gayri nakdi kredi kullanımı, onaylanan tahmini bütçeden sarf edilmesi ve fasıllar arası aktarım konularında Müteşebbis Heyet kararları doğrultusunda Yönetim Kurulu’na harcama yetkisi verilir.

6.2.Doğrudan Temin Yöntemiyle Satın Alma

· Doğrudan temin usulü; piyasa fiyat araştırması yapılmak suretiyle ihtiyaçların temin edilmesi yöntemidir.

· Müteşebbis Heyet tarafından önceden belirlenen parasal limitin altında kalan ihtiyaçlar kapsamında; acil veya rutin nitelikteki her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım, bakım ve onarım işleri, ihale usullerine başvurulmaksızın doğrudan temin yöntemiyle gerçekleştirilebilir.

· Satın alma süreci, Yönetim Kurulu kararı ile başlatılır.

· İhtiyaç duyulan mal veya hizmetin teknik özellikleri, ilgili kamu kurum ve kuruluşlarından temin edilir. Gerekli görülmesi halinde teknik şartname hazırlanır veya hazırlattırılır. Bu kapsamda, kamu kurum ve kuruluşlarından uzman teknik personel görevlendirilmesi talep edilebilir.

· Piyasa araştırması yapılması esastır. Bu kapsamda en az üç firmadan yazılı veya elektronik ortamda fiyat teklifi alınır.

· İhtiyacın yalnızca gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin; teknik, hukuki veya fiili nedenlerle açıkça ortaya konulması, gerekçelendirilmesi ve fiyat araştırmasının yapılması şartıyla, alım doğrudan ilgili kişi veya firmadan gerçekleştirilebilir.

· Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyum ve standardizasyonun sağlanması amacıyla zorunlu olan mal ve hizmetler, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve toplam süresi üç yılı geçmeyecek sözleşmeler kapsamında, ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden temin edilebilir.

· Adalet Bakanlığına bağlı ceza infaz kurumları, tutukevleri iş yurtları kurumlarından Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumuna bağlı huzurevleri ve yetiştirme yurtlarından, Millî Eğitim Bakanlığına bağlı üretim yapan okullardan yapılacak alımlar,

· Kamu kurum ve kuruluşlarının doğrudan veya dolaylı olarak sermayesinin yarısından fazlasına sahip olduğu kuruluş, müessese, birlik ve işletmelerden; ana statülerinde yer alan mal ve malzemelere ilişkin alımlar doğrudan temin yöntemiyle yapılabilir.

· OSB’nin demirbaşında kayıtlı araç, gereç ve taşıtların periyodik bakım ve küçük onarımları, binaların küçük bakım ve onarım işleri, sarf malzemeleri, küçük demirbaş alımları, reklam ve tanıtım giderleri ile temsil ve ağırlama giderleri doğrudan temin kapsamında karşılanabilir.

· Alınan teklifler; fiyat, kalite, teslim süresi ve teknik uygunluk açısından değerlendirilir ve sonuç piyasa araştırma tutanağı ile kayıt altına alınır.

· Gerekli görülmesi halinde sözleşme düzenlenir.

· Mal veya hizmetin teslimi sonrasında muayene ve kabul işlemleri kurum veya kuruluşlar tarafından yapılır veya yaptırılır.

· Ödeme işlemleri, yürürlükteki mali mevzuat hükümleri çerçevesinde gerçekleştirilir.

6.2.1. Fatura Karşılığı Alımlar

Aşağıda belirtilen ihtiyaçlar fatura karşılığı alım usulü ile karşılanabilir.

· Kamuya ödenecek vergi ve harç ödemeleri, Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca imtiyaz verilen hizmet dağıtım şirketlerinin tahakkuk ettirdiği katılım, bağlantı ve abonelik bedelleri ödemeleri,

· Elektrik, Su, Doğalgaz, Telefon ve İnternet gibi aboneliğe bağlı alımlar.

· Bu usulle yapılan ödemeler fatura, makbuz veya kanıtlayıcı belge niteliğindeki evrak arkasına ilgili görevlinin kaşe imzası ile ödeme gerçekleştirilir.

7. İHALE UYGULAMALARI

7.1.İhale Komisyonu

· İhale Komisyonu, Müteşebbis Heyeti/Yönetim Kurulu kararı ile Yönetim Kurulu Başkanı Başkanlığında, Bölge Müdürü ve en az 3 yönetim kurulu üyesi olmak üzere yeterli katılımla oluşur.

· İhale Komisyonu üyeleri, ihale konusu işle doğrudan veya dolaylı menfaat ilişkisi içinde bulunamaz. Aksi durumun tespiti halinde ilgili üye komisyonda görev alamaz.

· İhale komisyonu üyelerinden herhangi birinin toplantıya katılamaması hâlinde, ilgili üyenin yerine görev yapmak üzere önceden belirlenmiş olan yedek üye, müteşebbis heyet üyeleri arasından çağrılarak toplantıya katılımı sağlanır.

· İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır.

· Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.

7.2. İhale İşlem Dosyası

· İhalesi yapılacak her iş için bir ihale işlem dosyası düzenlenir. Bu dosyada maliyete ilişkin hesap cetveli, şartname ve ekleri, gerekli projeler, ihale dokümanı, ilân metinleri, istekliler tarafından sunulan teklifler, sözleşme tasarısı ve diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur.

7.3.İhale Dokümanının Hazırlanması

· İhale edilecek her iş için ihale dokümanı hazırlanır.

· İhale dokümanında; isteklilere talimatları da içeren idari şartname ile sözleşme tasarısı, malın teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname ve gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur.

7.4.Yaklaşık Maliyetin Tespiti

· Açık ihale usulü, pazarlık usulü, doğrudan temin usulü ve yapılacak ihalelerde yaklaşık maliyet, Katma Değer Vergisi hariç olarak OSB’ce tespit edilir veya ettirilir.

· İşin özelliğine göre gerektiğinde yaklaşık maliyet bu bedel veya bu bedelin hesabında kullanılacak fiyatlar; il özel idaresi, çevre şehircilik ve iklim değişikliği il müdürlüğü, belediye, ticaret odası, sanayi odası, borsa gibi kuruluşlardan, kamu idarelerince belirlenmiş, işin niteliğine uygun yapı yaklaşık maliyetlerinden, rayiçlerden ve birim fiyatlarından, ihalesi yapılacak işin ticareti ile uğraşan meslek erbabından veya bilirkişilerden soruşturulur. Yaklaşık maliyet, bunun dayanaklarının da eklendiği bir hesap tutanağında gösterilir.

· İhale öncesi tespit edilen yaklaşık maliyet ilan edilmez ve bu bilgiye onay belgesi ve eki hesap cetveli dışında hiçbir belgede yer verilmez. İsteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.

7.5.İhaleye Katılımda Yeterlilik Kuralları

İhaleye katılacak isteklilerden, mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

· İhale konusu işi yerine getirmek için yeterli sayıda ve nitelikte personel çalıştırdığına veya çalıştıracağına ilişkin bilgi ve/veya belgeler.

· İhale konusu hizmet veya yapım işlerinde isteklinin işi yürütecek teknik personelinin mesleki niteliklerini gösteren belgeler.

· İhale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler.

· OSB’nin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

· İhale konusu işin ihale dokümanında belirtilen standartlara uygunluğunu gösteren, uluslararası kurallara uygun şekilde akredite edilmiş kalite kontrol kuruluşları tarafından verilen sertifikalar,

· İhale konusu işin niteliğine ve bedeline uygun hazırlanmış iş deneyim belgesi,

· İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihaleye ilişkin ilân belgelerinde belirtilir.

7.6.İhale Dışı Bırakılma Durumları

Aşağıda belirtilen durumlarda yerli istekliler ihale dışı bırakılır.

· İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilân eden, işlerini askıya alan,

· İflası ilân edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme idaresi altında bulunan,

· İhale tarihi itibariyle kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu 5.000,00 TL’yi aşmış olanlar. Her sene yeniden değerleme oranında bu bedel güncellenecektir.

· İhale tarihi itibariyle kesinleşmiş vergi borcu 5.000,00 TL’yi aşmış olanlar. Her sene yeniden değerleme oranında bu bedel güncellenecektir.

· İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyen,

· İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, ihaleyi yapan OSB’ne yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde bulunduğu OSB tarafından ispat edilen,

· İhale tarihi itibariyle, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olan,

· Bu maddede belirtilen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilen,

· 7.7 maddesinde ihaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılan,

7.7.İhaleye Katılamayacak Olanlar

Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde OSB ihalelerine katılamaz.

· 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümleri ve diğer ilgili mevzuat hükümleri gereğince geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı tutuklu ve hükümlü bulunanlar,

· İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler,

· OSB’nin İhale Komisyonu başkan ve üyeleri,

· OSB'nin ihale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, denetlemek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olan Yönetim Kurulu üyesi, OSB çalışanları ve Müteşebbis Heyet Üyeleri.

· (c) ve (d) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri,

· (c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları anonim şirketler hariç).

· Bu yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.

7.8.İhale ve Ön Yeterlilik Dokümanlarının İçeriği

· İhale dokümanında; isteklilere talimatları da içeren idari şartname, sözleşme tasarısı ve teknik şartname ile gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur.

· İhale veya ön yeterlik dokümanında yapılan düzenlemeler birbirine aykırı olamaz.

7.9.Şartnameler

· OSB, ihale konusu mal ve hizmet alımı ile yapım, kiraya verme, mülkiyetin üzerinde sınırlı ayni hak tesisi, trampa ve alım-satım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnameleri hazırlar veya hazırlattırır.

· İhale konusu mal ve hizmet alımı ile yapım, kiraya verme, mülkiyetin gayri ayni hak tesisi, trampa ve alım-satım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya ve rekabeti ve bütün istekliler için fırsat eşitliğini sağlamaya yönelik hazırlanmak zorundadır.

· Teknik şartnamelerde, varsa ulusal teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılabilir. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir.

7.10.Onay Belgesi

· Açık ihale usulü, açık eksiltme usulü ve pazarlık usulü ile ihalesi yapılacak her iş için bir onay belgesi hazırlanır.

· Onay belgesinde, ihaleyi yapan OSB’nin adı, belge tarih ve sayısı, ihale konusu olan işin nevi, niteliği, miktarı, yaklaşık maliyeti, ilanın şekli ve adedi, fiyat farkı ödemesi gibi hususlar bulunur. Onay belgesinde ayrıca, ihale dokümanın satış bedeli gösterilir.

· Doğrudan temin usulü ile yapılacak ihalelerde ise hazırlanacak onay belgesinde; ihale konusu olan işin nevi, niteliği, miktarı, ihalenin doğrudan teminle yapılacağı ve piyasada fiyat araştırması yapmakla görevlendirilecek personellerin isimleri ve unvanları bulunur.

· Fatura karşılığı alım usulü ile yapılacak ihalelerde onay belgesi düzenlenmesine gerek yoktur. İhale onay belgeleri İhale Komisyonu tarafından imzalanır.

7.11.İhale Onayının Alınması

İhale konusu işe ilişkin yaklaşık maliyet hesap cetveli, şartnameler, sözleşme tasarısı, teknik şartname ve diğer doküman ihale onay belgesine eklenir ve bu belge Yönetim Kurulunun / İhale Komisyonunun onayına sunulur.

7.12.İhale Saatinden Önce İhalenin İptal Edilmesi

· İhale dokümanında yer alan belgelerde ilgili OSB’nin gerekli gördüğü veya ihalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün olmayan hususların bulunduğunun tespit edildiği hallerde ihale, ihale saatinden önce Yönetim Kurulu / İhale Komisyonu tarafından iptal edilebilir.

· Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle ihalenin iptal edildiği isteklilere hemen ihale ilanındaki usulle ilân edilerek duyurulur. İhalenin iptal edildiği ana kadar teklif vermiş olanlara ihalenin iptal edildiği ayrıca tebliğ edilir.

İhalenin iptal edilmesi halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve bu teklifler açılmaksızın isteklilere iade edilir. İhalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce OSB’nin herhangi bir hak talebinde bulunulamaz.

· İhalenin iptal edilmesi durumunda, iptal nedenleri gözden geçirilerek yeniden ihaleye çıkılabilir.

8. İHALE USULLERİ

OSB, yapmış olduğu ihalelerde aşağıdaki usullerden birini uygular.

Ø Açık ihale usulü,

Ø Açık eksiltme usulü,

Ø Pazarlık usulü,

8.1. Açık İhale Usulü

· Açık ihale usulü, bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür.

· Doğrudan temin limitini aşan bütün mal, hizmet ve yapım işleri ihalelerin usulünü (Pazarlık-Açık İhale) belirleme yetkisi Müteşebbis Heyet / Yönetim Kurulu kararına göre yapılır.

· Harcama yetkileri çerçevesinde doğrudan temin limiti üzerindeki her türlü mal, hizmet ve alımları, yapım-bakım-onarım işleri Açık İhale Usulü ile ihale edilir.

8.2. Açık Eksiltme Usulü

Açık eksiltme usulünde; ihaleye, ihale konusu işi şartnamede yazılı şartlara uygun olarak temin edebilecek kişiler katılabilir ve hazır bulunanlar tarafından yapılacak tekliflerle uygun fiyatın belli olması üzerine, en uygun teklifte bulunana ihale yapılır. Açık eksiltme usulü ile ihale aşamasında aşağıdaki esaslara uyulur:

· İhale Komisyonunca işin diğer ihale usullerinden biriyle yapılmasında idareye fayda sağlamayacağına karar verilen işler açık eksiltme suretiyle ihale edilir.

· Açık eksiltmeye; şartnamede gösterilen şartlara uymak, teminatını vermek ve gerekli belgeleri İhale Komisyonuna ibraz etmek şartıyla herkes katılabilir.

· Bu usulde yaklaşık maliyet isteklilere açıklanmaz.

· İhale Komisyonunca; teminatı ve belgeleri incelendikten sonra, durumları şartnameye ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun bulunmayarak açık eksiltmeye alınmayanlara teminatları ve belgeleri iade edilir. Bu husus ayrıca bir tutanakla belirtilir.

· Açık eksiltmeye katılmaya hak kazananlar bir tutanakla tespit edildikten ve bu husus orada hazır bulunan isteklilere duyurulduktan sonra; İhale Komisyonu Başkanı isteklileri, şartnameyi imzalamaları ve teklif vermeleri için davet eder. Şartnameyi imzalamayan istekliler teklif veremez.

· Teklif vermekten çekilenler ile teklif verecek istekli kalmadığının belirlenmesinden sonra; İhale Komisyonunca yetkili makamın onay şartına bağlı olmak üzere, en son ve en düşük teklif veren teklif sahibine ihalenin yapıldığı bildirilir ve bu husus karara yazılarak imzalanır.

· Açık eksiltme usulünde rekabetin sağlanamaması veya tekliflerin uygun bulunmaması halinde ihale komisyonu ihaleyi iptal edebilir.

8.3. Pazarlık Usulü

· Müteşebbis Heyet / Yönetim Kurulu kararı ile uygun görülen alım-satım, kiralama, yapım işlerinin ve satın alınacak her türlü malzeme, her türlü makine, taşıt, araç, iş makinesi alımları ile hizmet alımları bu usulde yapılabilir.

· Pazarlık usulü ihalelere işin niteliğine uygun en az 3 gerçek veya tüzel kişiler davet edilir.

· Bu usulde ilgili satıcılarla ihale komisyonu arasında ihale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği pazarlık bir tutanakla imza altına alınarak ve gerekli görülmesi halinde sözleşmeye de başlanarak alım gerçekleştirilir. Yapım işlerinin sözleşmeye bağlanması zorunludur.

· Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen yapım tekniği açısından özellik arz eden veya yapı veya can ve mal güvenliğinin sağlanması açısından ivedilikle yapılması gerekliliği idarece belirlenen hallerde veyahut idare tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması halinde Müteşebbis Heyet / Yönetim Kurulu kararı ile yapım işleri pazarlık usulü ile yapılabilir ve sözleşmeye bağlanması zorunludur.

· Bu tür alımlarda gerekmesi durumunda avans teminat mektubu alınması şartıyla avans ödemesi yapılabilir. İhale Komisyonu tarafından belirlenecek süre ve sözleşme bedelinin en az % 10 oranı tutarında bankalardan teminat mektubu alınabilir.

9. İHALE SÜREÇLERİ

9.1. İhalenin İlanı

Bütün isteklilere tekliflerini hazırlayabilmeleri için yeterli süre tanımak suretiyle;

· Açık ihale usulü ile yapılacak olan ihalelerin ilânları, ihale tarihinden en az yedi gün önce, OSB’nin internet sitesi, Kaymakamlık ve belediye internet sitesi, Kaymakamlık ve belediye ilan panosu ile OSB, Belediye ve Kaymakamlığın sosyal medya hesapları ve diğer dijital iletişim kanallarında yayımlanır. İlanların hangi mecralarda, hangi tarihler arasında yayımlandığı hususu ayrıntılı şekilde tutanak altına alınarak kayıt ve belge düzeni sağlanır.

· Doğrudan temin, pazarlık usulü ve fatura karşılığı alım usulü ile yapılan ihalelerde ilan yapılmasına gerek yoktur.

9.2. İhalenin İlanında Bulunması Zorunlu Hususlar

İhale ilânlarında aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur:

· OSB’nin adı,

· İhalenin adı, niteliği, türü ve miktarı,

· Mal alımı ihalelerinde teslim yeri, hizmet alımı ve yapım ihalelerinde ise işin yapılacağı yer,

· İhale konusu işe başlama ve işi bitirme tarihi,

· İhaleye katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğu,

· İhale dokümanının nerede görülebileceği ve hangi bedelle alınacağı,

· İhalenin nerede, hangi tarih ve saatte yapılacağı,

· Tekliflerin hangi tarih ve saate kadar nereye verileceği,

· Teklif edilen bedelin % 3 'ünden az olmamak üzere, isteklilerce belirlenecek tutarda geçici teminat verileceği,

· İhale dokümanında belirtilmeyen hususlara ilanlarda yer verilemeyeceği,

9.3.İlanın Uygun Olmaması

· 9.1 ve 9.2 maddelerdeki hükümlere uygun olmayan ilanlar geçersizdir. Bu durumda ilân, bu maddelerde belirtilen şartlara uygun olarak yenilenmedikçe ihale yapılamaz.

· Ancak, 9.1 maddede belirtilen ilanın yapılmaması veya ilan sürelerine uyulmaması halleri hariç olmak üzere, yapılan ilanlarda 9.2 madde hükmüne aykırı hususlar bulunması durumunda, ihale yetkilisi tarafından ilanın yayımlanmasını takip eden beş gün içerisinde düzeltme ilanı yapılmak suretiyle ihale gerçekleştirilebilir.

9.4.İdari Şartnamede Yer Alması Zorunlu Hususlar

İdari şartnamede ihale konusuna göre aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur;

· İşin adı, niteliği, türü ve miktarı, hizmet alımlarında iş tanımı,

· Organize Sanayi Bölgesinin adı, adresi, telefon ve faks numarası,

· İsteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterleri,

· Vergi, resim ve harç giderlerinden hangisinin teklif fiyatına dâhil olacağı,

· İhale komisyonunca alınan ihale kararının en geç beş gün içerisinde onaylanacağı veya iptal edileceği,

· Geçici ve kesin teminat oranları ile teminatlara ait şartlar,

· İhale saatinden önce ihalenin iptal edilmesinde OSB’nin serbest olduğu,

· Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptal edilmesinde OSB’nin serbest olduğu,

· İhale konusu işin başlama ve bitirme tarihi, yapılma yeri, teslim şartları ve gecikme halinde alınacak cezalar,

· Ödeme yeri ve şartlarıyla avans verilip verilmeyeceği, verilecekse şartları,

· Fiyat farkı ödenmeyeceği, (Yapım işlerinde fiyat farkı verilebilir.)

· Süre uzatımı verilebilecek hal ve şartlar ile sözleşme kapsamında yaptırılabilecek iş artışları ile iş azalışları olması durumunda doğacak karşılıklı yükümlülükler,

· Vergi, resim ve harçlar ile sözleşme ile ilgili diğer giderlerin yüklenici tarafından ödeneceği,

· Yapım işlerinde iş ve işyerinin sigortalanması ile yapı denetimi ve sorumluluğuna ilişkin şartlar,

· Denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar,

· Anlaşmazlıkların çözüm şekli

9.5.İhale Dokümanının Verilmesi

İhaleye katılmak isteyen isteklilere ihale dokümanı bir bedel karşılığında verilebilir.

9.6.İhale Dokümanının da Değişiklik Yapılması Halinde İlan

İlan yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılamaz. Değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilanlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilan olunur.

9.7.İhale Tarihinin Belirlenmesi

İlân sürelerinin hesaplanmasında ilanın yayımlandığı gün dikkate alınır, ihale günü dikkate alınmaz. İlânın yayımlanmasına kadar geçecek süre de göz önüne alınarak ilan yapılacak yerlere yeterli süre öncesinde ilan metinlerinin gönderilmesi zorunludur.

9.8.Tekliflerin Hazırlanması Ve Sunulması

· Teklifler ilanda belirtilen saate kadar, sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sona verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Alındı numarası zarfın üzerine yazılır. Teklifler bizzat istekli, kanuni temsilcileri ve tüzel kişilerde temsile yetkili kişiler tarafından komisyon başkanlığına verilir. Posta ile veya iadeli taahhütlü olarak teklif verilemez ve bu şekilde gönderilen teklifler değerlendirmeye alınmaz.

· Komisyon başkanlığına verilen teklifler herhangi bir sebeple geri alınamaz.

Açık İhale Usulünde;

· Açık ihale usulünde teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu, bir zarfa konulup kapatıldıktan sonra zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı ile hangi işe ait olduğu yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır, kaşesi veya mührü basılır. Bu zarf geçici teminata ait alındı veya geçici teminat belgesi ve ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen diğer belgelerle birlikte ikinci bir zarfa konularak kapatılır. Dış zarfın üzerine isteklinin adı ve soyadı veya ticaret unvanı ile tebligata esas olarak göstereceği açık adresi ve teklifin hangi işe ait olduğu yazılır.

· Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. Bunları karşılamayan teklifler reddedilir ve hiç yapılmamış sayılır. Teklif mektuplarının istekli tarafından imzalanması ve bu mektuplarda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen fiyatın rakam ve yazı ile açık olarak yazılması zorunludur. Bunlardan herhangi birine uygun olmayan veya üzerinde kazıntı, silinti veya düzeltme bulunan teklifler reddedilir ve hiç yapılmamış sayılır.

· Teklif mektubu ile teminatı uygun olan isteklilerin belge incelemesi neticesinde en avantajlı teklif ve ikinci teklif belirlenerek ihale komisyonu kararı alınır.

Pazarlık Usulünde;

· Pazarlık ihale usulünün ilk aşamasında teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu, bir zarfa konulup kapatıldıktan sonra zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı ile hangi işe ait olduğu yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır, kaşesi veya mührü basılır. Bu zarf geçici teminata ait alındı veya geçici teminat belgesi ve ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen diğer belgelerle birlikte ikinci bir zarfa konularak kapatılır. Dış zarfın üzerine isteklinin adı ve soyadı veya ticaret unvanı ile tebligata esas olarak göstereceği açık adresi ve teklifin hangi işe ait olduğu yazılır.

· Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun adı, soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. Bunları karşılamayan teklifler reddedilir ve hiç yapılmamış sayılır. Teklif mektuplarının istekli tarafından imzalanması ve bu mektuplarda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen fiyatın rakam ve yazı ile açık olarak yazılması zorunludur. Bunlardan herhangi birine uygun olmayan veya üzerinde kazıntı, silinti veya düzeltme bulunan teklifler reddedilir ve hiç yapılmamış sayılır.

· Teklif mektubu ile teminatı uygun olan isteklilerin belge incelemesi neticesinde en avantajlı teklif ve ikinci teklif belirlenebilmesi için ihale komisyonu karşısında ilk teklif veren gerçek veya tüzel kişilerden 2. Tekliflerini yazılı veya ihale ilanında belirtilmek suretiyle sözlü vermeleri istenir. Teklif edilen bedeller ihale komisyonu marifetiyle tutanağa işlenir ve ihale komisyonu bu bedellere göre en avantajlı teklif ve ikinci teklifi belirlediği karar tutanağı düzenler.

9.9.Geçici Teminat ve Teminat Olarak Kabul Edilecek Değerler

· Teklif edilen bedelin % 3'ünden az olmamak üzere, idarece belirlenecek tutarda geçici teminat alınır.

· Teminat olarak aşağıdaki değerler kabul edilir:

o Tedavüldeki Türk parası,

o Bankalar ve özel finans kurumları tarafından verilen teminat mektupları,

· Teminat mektupları dışındaki teminatlar ihale komisyonlarınca teslim alınamaz. Teminatların OSB Müdürlüğü’ne verilmesi zorunludur.

· Teminatlar, teminat olarak kabul edilen diğer değerlerle değiştirilebilir.

· Her ne suretle olursa olsun, OSB tarafından alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz.

9.10.Geçici Teminatların İadesi

· İhale üzerinde kalan istekliye ait teminat mektupları ihaleden sonra OSB Müdürlüğü’ne teslim edilir. Diğer isteklilere ait teminatlar ise hemen iade edilir. (Avantajlı ilk üç teklif sahibinin teminat mektupları ihaleyi kazanan firma ile sözleşme imzalanana kadar bekletilebilir.)

· İhale üzerinde kalan isteklinin geçici teminatı, gerekli kesin teminatın verilip sözleşmeyi imzalaması halinde iade edilir.

9.11.Tekliflerin Açılması, Değerlendirilmesi ve İhale Kararları

Teklifler, ihale şartnamesinde belirtilen ihale saatine kadar OSB Müdürlüğüne verilir. İhale komisyonunca, tekliflerin alınması ve açılmasında aşağıda yer alan usul uygulanır:

· İhale Komisyonunca ihale şartnamesinde belirtilen ihale saatine kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. (İhale gün ve saati, (açık eksiltme, pazarlık usulü vb.) dış zarfların değerlendirilmesinden sonra isteklilere bildiriliyor.)

· İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu, ihaleyi yapan OSB' nin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp mühürlenmesi veya kaşelenmesi hususlarına bakılır. Bu hususlara uygun olmayan zarflar bir tutanakla belirlenerek değerlendirmeye alınmaz.

· Zarflar isteklilerle OSB' de hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Bu işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir.

· Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

Uygun bulunan teklifler incelenerek,

· İhalenin yapıldığı, ancak İhale Komisyonunun onayına bağlı kaldığı,

· İhalenin yapılmadığı, hususlarından birine karar verilir ve bu husus gerekçeli bir karar veya karar özeti halinde yazılarak, komisyon başkan ve üyeleri tarafından imzalanır ve bu durum hazır bulunanlara bildirilir.

9.12.Uygun Bedelin Tespiti

· İhale usullerinde, eksiltmelerde ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır.

· Açık ihale ve pazarlık usulü ihalelerde en avantajlı teklif belirlenmesinde mal, hizmet ve yapım işlerinde en düşük teklif en avantajlı teklif olarak kabul edilir.

İhale Komisyonu;

· İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

· Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

· Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir ve Yönetim Kurulunun uygun görüşü ile karar alır veya bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

· Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin sadece en düşük fiyat esasına göre belirlenmesinin mümkün olmadığı durumlarda; işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi kriterler dikkate alınarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenir.

9.13.Tekliflerin Aynı Olması

Birkaç istekli tarafından ekonomik açıdan en avantajlı teklif verildiği ve bunların da uygun bedel olduğu anlaşıldığı takdirde, bu oturumda ekonomik açıdan en avantajlı teklifte bulunan isteklilerin hazır olması halinde, bu isteklilerden ikinci bir yazılı teklif alınır ve bunlardan ekonomik açıdan en avantajlı teklif verene ihale yapılır.

9.14.Komisyonların İhaleyi Yapıp Yapamamakta Serbest Olması

· İhale komisyonu, zorunlu hallere münhasır olmak üzere gerekçesini belirtmek suretiyle ihaleyi yapıp yapmamakta serbesttir. OSB ihaleyi yapmama kararı kesindir.

· İhalenin yapılmaması halinde bu durum OSB’nin internet sitesi, Kaymakamlığın internet sitesi, Kaymakamlık ilan panosu ile OSB ve Kaymakamlığın sosyal medya hesapları ve diğer dijital iletişim kanallarında ilan edilir.

9.15.Kararda Belirtilmesi Gereken Hususlar

· İhale komisyonlarınca alınan kararlar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve esas görevleri belirtilerek imzalanır.

· Kararlarda isteklilerin isimleri veya ticaret unvanları, adresleri, teklif ettikleri bedeller, ihalenin hangi tarihte ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.

9.16.İhale Kararlarının Onayı veya İptal Edilmesi

· İhale komisyonları tarafından alınan ihale kararları, karar tarihinden itibaren en geç beş işgünü içinde onaylanır veya iptal edilir. Bu süreye ihalenin yapıldığı gün dahil değildir.

· Karar iptal edilirse ihale hükümsüz sayılır.

9.17.Kesinleşen İhale Kararlarının Bildirilmesi

· Onaylanan ihale kararları, onaylandığı günden itibaren en geç üç işgünü içinde, üzerine ihale yapılana veya vekiline, imzası alınmak suretiyle tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü mektupla tebligat adresine postalanır.

· Mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün, kararın istekliye tebliğ tarihi sayılır.

· İhale kararının ihale komisyonu tarafından iptal edilmesi halinde de durum istekliye aynı şekilde bildirilir.

9.18.Altarnatif Yazılı Tekliflerin İstenmesi

· Açık ihale usulü ile yapılan mal alımı, hizmet alımı ve yapım işlerinin ihalelerinde, teklif mektubu ile yazılı olarak teklif olunan bedel komisyonca uygun görülmediği veya tekliflerin aynı olduğu durumlarda, komisyon ihaleye katılan isteklilerden tekliflerini yazılı olarak yenilemelerini isteyebilir. Komisyon yapılan teklifleri yeterli görmemesi durumunda isteklilerle bire bir pazarlık yaparak ihaleyi sonuçlandırabilir.

· Komisyonun bu kararı üzerine isteklilerin mevcut en düşük tekliften daha düşük teklif vermeleri gerekmekte olup, bu teklifi veremeyen istekli ihaleden çekilmiş sayılır. Bu aşamada verilen en düşük teklif komisyonca uygun bedel kabul edilebilir. İstekliler yazılı olarak oluşan en düşük tekliften daha düşük teklif vermez ise ihale komisyonunun uygun görüşü ile ihale yetkilisi ihalenin iptaline karar verir.

9.19.Sözleşmeye Davet

· Kesinleşen ihale kararının tebliğ tarihini izleyen günden itibaren beş gün içinde, üzerine ihale kalan istekliye, tebliğ tarihini izleyen beş gün içinde kesin teminatı vermek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adresine postalanmak suretiyle bildirilir. (Yüklenicinin, tebliğ tarihinden 7 iş günü içerisinde gerekli yasal yükümlülükleri tamamlayarak, kesin teminatı verip sözleşme imzalaması gerekmektedir.)

· Mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün kararın istekliye tebliğ tarihi sayılır.

9.20.Kesin Teminat

· Taahhüdün, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, sözleşme yapılmasından önce yükleniciden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle şartnamede belirtilen oranda (kesin teminat bedeli en az %6 olmak üzere) kesin teminat alınır.

· Verilen kesin teminat, teminat olarak kabul edilen diğer değerlerle değiştirilebilir.

· İhale üzerinde kalan isteklinin iş ortaklığı olması halinde, toplam kesin teminat miktarı ortaklık oranına bakılmaksızın ortaklardan biri veya birkaçı tarafından karşılanabilir.

· Teminatın süresi belirlenirken işin süresi, en az işin süresi kadar ilave teminatın saklanma süresi ve son olarak geçici kabulden sonra geçerli olmak üzere garanti süresi de birlikte hesaplanarak belirlenir. (Kesin teminat mektupları genellikle süresiz olarak istenmektedir.)

9.21. Sözleşme Yapılmasında İsteklinin Görev ve Sorumluluğu

· İhale üzerinde kalan istekli kesin teminatı süresi içinde vererek sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Sözleşme imzalandıktan hemen sonra geçici teminat iade edilir.

· Yüklenicinin bu zorunluluğa uymaması halinde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın geçici teminatı OSB adına gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.

9.22.İhalenin Sözleşmeye Bağlanması

· Açık ihale ve Pazarlık usulüne göre yapılan ihaleler sözleşmeye bağlanır. Sözleşmeler OSB tarafından hazırlanır ve İhale Komisyonu ile yüklenici tarafından imzalanır. Yüklenicinin ortak girişim olması halinde, sözleşmeler ortak girişimin bütün ortakları tarafından imzalanır. İhale dokümanında aksi belirtilmedikçe sözleşmelerin notere tescili ve onaylattırılması zorunlu değildir.

· İhale dokümanında belirtilen şartlara aykırı sözleşme düzenlenemez. Sözleşme hükümlerinde değişiklik yapılamaz ve ek sözleşme düzenlenemez,

· Doğrudan temin usulü ile yapılan ihalelerde alımı yapılacak malın teslimi veya hizmetin ya da yapım işinin belli bir süreyi gerektirmesi durumunda, alımın bir sözleşmeye bağlanması zorunlu olup bir defada yapılacak alımlarda sözleşme yapılması zorunlu değildir.

· Doğrudan temin usulünde Sözleşme, Yönetim Kurulunca yetkilendirilen bir veya iki üye ile imza edilir. OSB Müdürü gerçekleştirme görevlisi olarak sözleşmeyi düzenler ve paraflar.

9.23.Sözleşmede Yer Alması Zorunlu Hususlar

· Bu prosedüre göre düzenlenecek sözleşmelerde aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur:

· İşin adı, niteliği, türü ve miktarı, hizmetlerde iş tanımı,

· OSB’nin adı ve adresi,

· Yüklenicinin adı veya ticaret unvanı, tebligata esas adresi,

· Sözleşmenin bedeli ve süresi,

· Ödeme yeri ve şartlarıyla avans verilip verilemeyeceği, verilecekse şartları ve miktarı,

· Sözleşme konusu işler için fiyat farkı ödenmeyeceği, (Yapım işlerinde fiyat farkı verilebilmektedir.)

· Vergi, resim ve harçlar ile sözleşmeyle ilgili diğer giderlerin kimin tarafından ödeneceği,

· Montaj, işletmeye alma, eğitim, bakım-onarım, yedek parça gibi destek hizmetlerine ait şartlar,

· Kesin teminat miktarı ile kesin teminatın iadesine ait şartlar,

· İşin yapılma yeri, teslim etme ve teslim alma şekil ve şartları,

· Gecikme halinde alınacak cezalar,

· Mücbir sebepler ve süre uzatımı verilebilme şartları, sözleşme kapsamında yaptırılacak iş artışları ile iş azalışları olması durumunda doğacak karşılıklı yükümlülükler,

· Denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar,

· Yapım işlerinde iş ve işyerinin sigortalanması ile yapı denetimi ve sorumluluğuna ilişkin şartlar,

· Sözleşmede değişiklik yapılma şartları,

· Sözleşmenin feshine ilişkin şartlar,

· Yüklenicinin sözleşme konusu iş ile ilgili çalıştıracağı personele ilişkin sorumlulukları,

· İhale dokümanında yer alan bütün belgelerin sözleşmenin eki olduğu,

· Anlaşmazlıkların çözüm usulü,

9.24.Fiyat Farkı

· OSB tarafından yapılacak ihalelerde fiyat farkı ödenmez. Bu çerçevede ihale dokümanına ve sözleşmeye aykırı hüküm konulamaz. Ancak yapım işlerinde fiyat farkı Müteşebbis Heyet/Yönetim Kurulu kararı ile ödenebilmektedir.

9.25.Mücbir Sebepler

Mücbir sebep olarak kabul edilebilecek haller aşağıda belirtilmiştir:

o Doğal afetler

o Kanuni grev

o Genel salgın hastalık

o Kısmi veya genel seferberlik ilânı

o Gerektiğinde Bakanlık tarafından belirlenecek benzeri diğer haller

· Süre uzatımı verilmesi, sözleşmenin feshi gibi durumlar da dahil olmak üzere, OSB tarafından yukarıda belirtilen hallerin mücbir sebep olarak kabul edilebilmesi için; yükleniciden kaynaklanan bir kusurdan ileri gelmemiş olması, taahhüdün yerine getirilmesine engel nitelikte olması, yüklenicinin bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemiş bulunması, mücbir sebebin meydana geldiği tarihi izleyen yirmi gün içinde yüklenicinin OSB’ ye yazılı olarak bildirimde bulunması ve yetkili merciler tarafından belgelendirilmesi zorunludur.

· Yüklenicinin ölümü, iflası, ağır hastalığı, tutukluluğu veya mahkumiyeti veya Yüklenicinin ortak girişim olması halinde ölüm, iflas, ağır hastalık, tutukluluk veya mahkûmiyet gibi durumlarda ilgili mevzuat hükümleri ve Müteşebbis Heyet / Yönetim Kurulu kararları uygulanır.

9.26.Denetim, Muayene ve Kabul İşlemleri

Teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, OSB tarafından oluşturulacak en az üç kişiden oluşan muayene ve kabul komisyonları tarafından yürütülür. Mal veya yapılan iş, yüklenici tarafından OSB’ye fiilen teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemlerine başlanamaz. Ayrıca, gerekli görülmesi hâlinde muayene ve kabul sürecine teknik destek sağlanması amacıyla ilgili kamu kurum ve kuruluşlarından uzman teknik personel görevlendirilmesi talep edilebilir.

9.27.Kesin Teminatların Geri Verilmesi

Taahhüdün, sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirildiği ve yüklenicinin bu işten dolayı OSB'ye herhangi bir borcunun olmadığı tespit edildikten sonra alınmış olan kesin teminat, işin süresi teminatın süresi ve garanti süresi sona ermesi sonrası yükleniciye iade edilir. Bu tespit tarihinden itibaren iki yıl içinde OSB'nin yazılı uyarısına rağmen talep edilmemesi nedeniyle iade edilemeyen kesin teminat mektupları hükümsüz kalır ve bankasına iade edilir. Teminat mektubu dışındaki teminatlar sürenin bitiminde OSB'ye gelir kaydedilir. (Kesin teminat mektuplarının iadesinde Vergi Dairesi ve Sosyal Güvenlik Kurumu’ndan gelecek cevaba da bakılması gerekmektedir.)

9.28.Sözleşmede Değişiklik Yapılması

Sözleşme imzalandıktan sonra, sözleşme bedelinin aşılmaması ve OSB Yönetim Kurulu Kararı ile yüklenicinin karşılıklı olarak anlaşması kaydıyla, aşağıda belirtilen hususlarda sözleşme hükümlerinde değişiklik yapılabilir:

· İşin yapılma veya teslim yeri,

· İşin süresinden önce yapılması veya teslim edilmesi kaydıyla işin süresi ve bu süreye uygun olarak ödeme şartları,

9.29.Sözleşmenin Devri

Sözleşme, ihale yetkilisinin yazılı izni ile sözleşmenin devrini gerektiren zorunlu bir halin bulunması ve devir alacaklarda ilk ihaledeki şartların bulunması şartıyla bir başkasına devredemez. İsim ve statü gereği yapılan devirler, sözleşmenin devri olarak kabul edilmez.

9.30.Sözleşmenin Feshi

· Sözleşme yapıldıktan sonra yüklenicinin taahhüdünden vazgeçmesi, işi süresinde bitirmemesi veya taahhüdünü, ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmemesi üzerine, ihale dokümanında belirlenen oranda gecikme cezası uygulanmak üzere OSB'nin en az beş iş günü süreli ve nedenleri açıkça belirtilen ihtarına rağmen aynı durumun devam etmesi halinde, ayrıca protesto çekmeye ve hüküm vermeye gerek kalmaksızın kesin teminatı gelir kaydedilir ve sözleşme feshedilerek hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilir.

· Gelir kaydedilen kesin teminat, müteahhit veya müşterinin borcuna mahsup edilemez.

9.31.Sözleşmenin Feshine İlişkin Düzenlemeler

· 9.30. maddede belirlenen sürenin bitim tarihi itibariyle sözleşme feshedilmiş sayılır. Bu tarihleri izleyen yedi iş günü içinde OSB Yönetim Kurulu tarafından fesih kararı alınır. Bu karar, karar tarihini izleyen beş gün içinde yükleniciye bildirilir.

· 9.30 maddeye göre sözleşmenin feshedilmesi halinde, kesin teminat alındığı tarihten gelir kaydedileceği tarihe kadar Türkiye İstatistik Kurumunca yayımlanan aylık toptan eşya fiyat endeksine göre güncellenir. Güncellenen tutar ile kesin teminat tutarı arasındaki fark yükleniciden tahsil edilir.

· Hak edişlerden kesinti yapılmak suretiyle teminat alınan hallerde, alıkonulan tutar gelir kaydedileceği gibi, sözleşmenin feshedildiği tarihten sonra yapılmayan iş miktarına isabet eden teminat tutarı da birinci fıkra hükmüne göre güncellenerek yükleniciden tahsil edilir.

· Gelir kaydedilen teminatlar, yüklenicinin borcuna mahsup edilemez.

9.32.Mücbir Sebeplerden Dolayı Sözleşmenin Feshi

Mücbir sebeplerden dolayı sözleşmenin feshedilmesi halinde, yüklenicinin hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilir ve kesin teminat iade edilir.

9.33.Sözleşmede Belirtilen İşin Artış ve Azalışı

· Mal ve hizmet alımlarıyla yapım işlerine ait sözleşmenin uygulanması sırasında sözleşmede öngörülmeyen iş artışı

· veya azalışı zorunlu hale gelirse, yüklenici, anahtar teslim götürü bedel ihalelerde sözleşme bedelinin sözleşmede belirtilen orana kadar olan değişikliği, süre hariç, sözleşme ve şartnamesindeki hükümlere göre yapmakla yükümlüdür. Birim fiyatlı ihalelerde sözleşme bedelinin sözleşmede belirtilen orana kadar olan değişikliği, süre hariç, sözleşme ve şartnamesindeki hükümlere göre yapmakla yükümlüdür.

· İhale Komisyonu kararı ile iş artışı veya iş azalışı yapılacaktır.

· Sözleşmede belirtilen iş artışları OSB Yönetim Kurulu ön onayına sunulacaktır.

9.34.Ceza Ve Yasaklama

Bu prosedür kapsamındaki OSB tarafından yapılan ihalelerdeki yasak fiil veya davranışlar ile cezalara ilişkin hususlarda, 4562 sayılı Organize Sanayi Bölgeleri Kanunu, ilgili mevzuat hükümleri, Müteşebbis Heyet / Yönetim Kurulu kararları uygulanır.

9.35.Sürelerin Hesabı

Bu Prosedürde yazılı sürelerin hesaplanmasında hüküm bulunmayan hallerde Borçlar Kanunu hükümleri uygulanır.

9.36.Tebligat

Bu Prosedürde hüküm bulunmayan hallerde yapılacak tebliğler hakkında 7201 sayılı Tebligat Kanunu hükümleri

uygulanır.

9.37.Yeniden Değerleme Katsayısının Uygulanması

Bu Prosedürde öngörülen parasal miktarlar, her yıl 213 sayılı Vergi Usul Kanunu uyarınca tespit ve ilan edilen yeniden değerleme katsayısı oranında arttırılır.

10. ÖZEL HÜKÜMLER

· Bu prosedürde bahsedilmemiş ve hükme bağlanmamış durumlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri ile Kaman OSB Yönetim Kurulu kararları geçerlidir.

· Bu prosedürde ve prosedürle ilgili diğer dokümanlarda yer alan kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla Kaman OSB Müdürlüğü tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa, Kanunda belirtilen şartlara ve diğer ilgili mevzuatlara uygun olarak işlenir, kaydedilir, aktarılır ve muhafaza edilir.

· Bu prosedürün tamamlayıcısı durumundaki dokumanlar değişen durumlara ve ihtiyaçlara göre revize edilir ve tekrar yayınlanır. Eski dokümanların imhası, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen periyodik imha sürelerinde ve politikada belirtilen imha yöntemleri kullanılarak Kişisel Verileri Korunması Komisyonunun bilgisi ve onayı dahilinde gerçekleştirilir.

11. YÜRÜRLÜK

Bu prosedür Kaman OSB Müteşebbis Heyeti tarafından onaylanır ve kararın alındığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.

12. YÜRÜTME

Bu prosedür, Kaman OSB Müdürlüğü tarafından yürütülür.